Faktura ustrukturyzowana
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, wprowadzający jednolity standard faktury elektronicznej (ustrukturyzowanej). Faktura ustrukturyzowana generowana jest w formacie .xml, do czego konieczne jest używanie odpowiedniego oprogramowania. Docelowo, korzystanie z KSeF będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorstw zarejestrowanych w Polsce i wystawiających faktury VAT. Poza KSeF faktura nie będzie możliwa do wygenerowania. Korzystanie z KSeF oznacza konieczność zmian wielu procesów biznesowych po stronie przedsiębiorstw, np. obiegu dokumentów kosztowych czy procesów sprzedażowych. W sytuacji, gdy przygotowana faktura zostałaby przesłana kontrahentowi z pominięciem KSeF, dla fiskusa nie będzie ona dokumentem spełniającym kryteria ustawy, a zatem nie będzie też stanowiła podstawy do rozliczeń księgowych. Faktury ustrukturyzowane można wystawiać, np. korzystając z komercyjnych programów lub bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. System został wyposażony w interfejs programistyczny (API), który pozwala integrować z nim zewnętrzne systemy informatyczne i aplikacje. Dzięki temu użytkownicy np. Symfonii KSeF mogą korzystać z wielu udogodnień w zarządzaniu fakturami ustrukturyzowanymi niezależnie od tego, jakiego oprogramowania księgowego lub sprzedażowego używają.
Kiedy KSeF wejdzie w życie i jakie są najnowsze zmiany?
Ministerstwo Finansów 3 lutego 2023r opublikowało komunikat, że planowane jest przesunięcie daty obowiązkowego KSeF z 1 stycznia na 1 lipca 2024r.
Zmiany w projekcie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) po uwagach biznesu
- Ministerstwo Finansów przeprowadziło szerokie konsultacje publiczne projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania.
- 31 stycznia 2023 r. wdrożenie KSeF było tematem spotkania z cyklu Dialog z Biznesem. Uczestnikom spotkania zaprezentowaliśmy korekty projektu, które są wynikiem rozmów z rynkiem.
- Propozycja zmian zakłada m.in. przesunięcie wejścia w życie KSeF z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. oraz wyłączenie z KSeF faktur konsumenckich.
Proponowane zmiany uwzględniają postulaty organizacji przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury.
ZMIANY ZAŁOŻEŃ KSEF:
- Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
- Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
KSEF TO KORZYŚCI DLA BIZNESU
Wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.
Ustrukturyzowane dane z faktur, to nowy standard i przyspieszenie oraz dalsza automatyzacja procesowania tych dokumentów oraz ich automatyczna archiwizacja.
Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – od analityki po inne obszary ich biznesów.
Korzystanie z e-faktur to brak konieczności przepisywania danych z dokumentu papierowego do systemu (czy też korzystania z OCR) i ograniczenie błędów ludzkich.
Podatnicy otrzymają szybszy zwrot VAT, termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40. Nie będą też musieli generować plików JPK_FA itp.
Źródło: podatki.gov.pl